El formato condicional se utiliza para aplicar unas características de
formato a determinadas celdas de la hoja de cálculo, dependiendo de que se
cumplan determinadas condiciones.
Por ejemplo, una celda contiene una fórmula que calcula la varianza
entre las ventas pronosticadas y las ventas reales y se quiere aplicar un
sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las
ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son
menores que las ventas pronosticadas.
Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas hasta que
se quiten, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se
muestren los formatos de celda especificados.
Para aplicar los formatos condicionales se siguen los siguientes pasos.
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- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar
un formato condicional.
- Accedemos al menú Formato y
escogemos la opción Formato condicional...
Nos aparece un cuadro de diálogo Formato
condicional como el que vemos en la imagen .
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En este cuadro indicaremos una condición y el
formato que deberán tener los valores que cumplan esa condición.
Podemos escoger entre una condición basada en el Valor
de la celda o basada en una Fórmula.
Si nos basamos en Valor de la celda podemos
escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un
rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor
que y condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores
fijos o celdas quie contengan el valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos
en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el que se
mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar,
el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color
de fondo de la celda, etc.
Si pulsamos sobre Agregar >> podemos
aplicar más de una condición. Como máximo podemos aplicar tres condiciones
distintas.
Si pulsamos sobre Eliminar... nos
aparece un cuadro de diálogo donde podemos escoger la condición a eliminar.
Al pulsar sobre Aceptar aplicaremos
el formato condicional sobre la celda.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se
aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.
Si el valor incluido en la celda no cumple
ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.
Cómo localizar celdas con formatos
condicionales?
Para averiguar cuales son las celdas que tienen
un formato condicional podemos utilizar el cuadro de diálogo Ir a que
abrimos con el menú Edición - Ir a... o
pulsando F5.
En el cuadro de diálogo Ir a... debemos
hacer clic sobre el botón Especial... y en esta pantalla
seleccionar Celdas con formatos condicionales.
Al pulsar sobre Aceptar se nos remarcarán
aquellas celdas que contengan formato condicional.
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